Sprawdzenie firmy po NIP – jakie informacje o firmie możesz uzyskać?

NIP jest niepowtarzalnym numerem nadawanym polskim przedsiębiorstwom. Dzięki niemu możesz sprawdzić, czy firma, z którą podejmujesz współpracę, istnieje naprawdę i czy jest wypłacalna.

Współpraca z nowym kontrahentem lub firmą może być ryzykowna. Dobra wiadomość jest taka, że możesz zmniejszyć to ryzyko, a wystarczy do tego numer NIP oraz wiedza, gdzie możesz sprawdzić firmę po NIP. Dzięki temu unikniesz transakcji z nieuczciwymi partnerami oraz zminimalizujesz straty finansowe – dotyczy to zarówno firm, jak i konsumentów.

Czym jest NIP?

NIP, czyli numer identyfikacji podatkowej, jest dziesięciocyfrowym numerem nadawanym polskim podatnikom i płatnikom. Pierwsze trzy cyfry (zwane prefiksem PL) to kod urzędu podatkowego odpowiedzialnego za nadanie numeru, a sześć następnych to cyfry nadane losowo. Ostatnia cyfra to natomiast tak zwana cyfra kontrolna, obliczana przez specjalny algorytm, służąca do sprawdzenia poprawności przetwarzania danych.

NIP wprowadzono 13 października 1995 roku na mocy ustawy „O zasadach ewidencji i identyfikacji podatników oraz płatników podatków i składek ubezpieczeniowych”. Ustawa nakłada obowiązek podawania NIP we wszystkich dokumentach podatkowych i niepodatkowych związanych z pobieraniem należności przez organy podatkowe lub celne. Jeszcze niedawno NIP zapisywany był z łącznikami i na przykład numery firm przyjmowały postać 123-45-67-891, a osób fizycznych 123-456-78-91. Dzisiaj numer NIP zapisywany jest bez łącznika.

Pamiętaj, że od 2011 roku po zmianach przepisów nie wszystkie podmioty prawne posługują się NIP. W przypadku osób fizycznych, które nie prowadzą działalności gospodarczej, jako identyfikator podatkowy stosowany jest numer PESEL. To samo dotyczy podatników niebędących zarejestrowanymi podatnikami podatku od towarów i usług (VAT).

Co ważne, NIP jest niepowtarzalny i przyporządkowany na cały okres prowadzenia działalności gospodarczej lub na całe życie, jeśli dotyczy osoby fizycznej. Dzięki temu zyskujesz szansę sprawdzenia firmy w każdym momencie. W jakich sytuacjach jest to zalecane?

Kiedy warto sprawdzić firmę?

Pierwszy scenariusz, kiedy warto sprawdzać firmę po NIP, dotyczy osób prywatnych (konsumentów). Sytuacja taka ma miejsce, kiedy przykładowo chcesz wykupić wakacje, ale nie jesteś pewny wypłacalności biura podróży, kupujesz mieszkanie i chcesz sprawdzić wiarygodność dewelopera albo też zamawiasz materiały budowlane do wykończenia budowy domu i chcesz się upewnić co do rzetelności dostawcy czy pośrednika. Jest to przydatne, zwłaszcza kiedy wpłacasz zaliczkę bądź zadatek i chcesz mieć pewność co do wiarygodności firmy. Po NIP możesz sprawdzić również przyszłego pracodawcę, w tym nawet agencję zatrudnienia, kiedy planujesz wyjazd do pracy za granicę lub pracę dodatkową.

Inną sytuacją jest współpraca dwóch firm. Zaleca się, aby sprawdzić działalność kontrahenta jeszcze przed podpisaniem umowy lub wystawieniem faktury sprzedaży. Dzięki temu, jako przedsiębiorca, upewnisz się, że potencjalny partner biznesowy jest tym, za kogo się podaje, lub też możesz zweryfikować, czy jego firma istnieje, jest prawdziwa lub nie została zlikwidowana.

Ogólnie, firmę po NIP warto sprawdzić w dwóch sytuacjach dotyczących zarówno konsumentów, jak i przedsiębiorców, a mianowicie przed podpisaniem jakiejkolwiek umowy oraz przed wpłaceniem zaliczki bądź zadatku na poczet towaru lub usługi.

Jesteś konsumentem i chcesz sprawdzić firmę? Skorzystaj z naszego raportu: Sprawdź firmę

Jak sprawdzić firmę po NIP?

Jeszcze niedawno najłatwiejszym sposobem sprawdzenia NIP własnej lub obcej firmy było złożenie odpowiedniego wniosku w urzędzie skarbowym przypisanym do podatnika – można to było zrobić osobiście bądź wysłać pocztą. Dzisiaj, w dobie cyfryzacji, zadanie to jest znacznie ułatwione, ponieważ istnieją fora dyskusyjna oraz serwisy z opiniami o firmach, ponadto dostępne są wyszukiwarki umożliwiające sprawdzenie firmy po NIP. Dodatkowo często w tę funkcję wyposażone są programy księgowe – dzięki temu, wprowadzając NIP kontrahenta, program automatycznie zaciąga dane z CEIDG i uzupełnia fakturę o np. dane adresowe z centralnej bazy.

Aby sprawdzić firmę po NIP, możesz skorzystać z bezpłatnych rejestrów publicznych dostępnych przez Internet – w ten sposób dowiesz się, czy dany podmiot zarejestrował działalność gospodarczą i czy jest podatnikiem VAT.

Sprawdzenie statusu NIP

W 2015 roku Ministerstwo Finansów wprowadziło usługę pod nazwą „Sprawdzanie statusu NIP” dostępną w Portalu Podatkowym, która jest szybką metodą na to, jak sprawdzić, czy firma istnieje. Dzięki stronie do sprawdzania NIP-u upewnisz się co do poprawności numeru identyfikacji podatkowej, a także statusu prawnego, zarówno przedsiębiorcy, jak i osoby fizycznej. Po uzupełnieniu numeru identyfikacji podatkowej otrzymasz podstawową informację, czy wprowadzony NIP jest poprawny, niepoprawny czy też został unieważniony.

Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej

Korzystając z bazy Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG), sprawdzisz kontrahenta, który prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą lub jest wspólnikiem spółki cywilnej. Uzyskasz takie informacje jak: data rozpoczęcia działalności, ewentualnie data zawieszenia i wznowienia, status (aktywny, zawieszony), adres, rodzaj prowadzonej działalności gospodarczej, dane kontaktowe (jeśli nie zostały zastrzeżone) oraz informacje dotyczące upadłości, postępowania naprawczego lub postępowania restrukturyzacyjnego.

System Teleinformatyczny Obsługi Rejestrów PSZ – KRAZ i RIS

Przydatnym narzędziem dla konsumentów jest również STOR. Wpisując w wyszukiwarkę NIP firmy, możesz sprawdzić, czy znajduje się ona w rejestrze podmiotów prowadzących agencje zatrudnienia (KRAZ) lub w rejestrze instytucji szkoleniowych (RIS). Każda agencja zatrudnienia i firma szkoleniowa powinna być ujęta w rejestrze i posiadać certyfikat to poświadczający – jest to wymóg prawny. Dzięki bazie KRAZ i RIS dowiesz się, czy firma jest zaufana na przykład w przypadku chęci podjęcia pracy za granicą lub też zrobienia dodatkowych kursów podnoszących kwalifikacje zawodowe.

Krajowy Rejestr Sądowy

Jeśli firma jest spółką prawa handlowego (na przykład z ograniczoną odpowiedzialnością, spółka jawna lub komandytowa), możesz sprawdzić ją w wyszukiwarce Krajowego Rejestru Sądowego. Wystarczy numer NIP, by uzyskać takie informacje jak: adres, forma działalności, numery identyfikacyjne, data wpisu lub wykreślenia, a także historia wpisu z uwzględnieniem najważniejszych zmian w firmie.

Wykaz podatników VAT, czyli biała lista

Numer NIP przyda się do sprawdzenia, czy firma znajduje się na tzw. białej liście, czyli wykazie zarejestrowanych podatników VAT. Z usługi powinien skorzystać każdy przedsiębiorca, bo dzięki niej dowie się, czy firma jest aktualnie czynnym podatnikiem VAT, a także sprawdzi numer rachunku bankowego, który jest zarejestrowany i potwierdzony przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, na który bezpiecznie można wpłacać należność.

Jest to o tyle ważne, że to na  Tobie (jako przedsiębiorcy) spoczywa obowiązek upewnienia się, czy rachunek bankowy kontrahenta znajduje się w wykazie, a każda wpłata kwoty wyższej niż 15 tys. zł na konto spoza białej listy naraża Cię na ryzyko odpowiedzialności solidarnej w wyniku zaległości podatkowych wynikających z transakcji. W przypadku sporu będziesz musiał udowodnić, że jeszcze przed transakcją rzetelnie sprawdziłeś firmę – takim dowodem jest wydruk danych z białej listy na dzień dokonania płatności; możesz również wysłać do urzędu skarbowego wniosek o wydanie zaświadczenia, że kontrahent nie zalega z płatnościami podatków i jest czynnym podatnikiem VAT.

Sprawdzanie firmy po NIP w BIG

Jako konsument możesz korzystać z zewnętrznych serwisów, na przykład z bazy ERIF, zwłaszcza jeśli szukasz informacji o statusie finansowym firmy i jej długach.

ERIF BIG S. A. to jedno z pięciu działających w Polsce biur informacji gospodarczych, które działają na mocy ustawy o udostępnianiu informacji gospodarczych i wymianie danych gospodarczych, dzięki czemu mogą nie tylko gromadzić i przechowywać, ale także udostępniać informacje o osobach lub podmiotach posiadających aktywne zobowiązania.

Wystarczy na stronie ERIF założyć konto, wpisać NIP interesującej firmy i pobrać raport. Zaletą bazy ERIF jest to, że umożliwia pobranie raportu, który zawiera informacje gospodarcze (pozytywne i negatywne) o interesującym podmiocie w wersji rozszerzonej o dane ze wszystkich polskich biur informacji gospodarczej. Oznacza to, że zyskujesz kompleksową informację o sytuacji finansowej sprawdzanego przedsiębiorstwa. Dodatkowo wszystkie raporty są generowane niezwłocznie po złożeniu zapytania, więc nie musisz na nie czekać, i są dostępne on-line przez 90 dni na Twoim koncie.

Jako firma także możesz skorzystać z bazy ERIF. W tym celu należy skontaktować się z ERIF (poprzez formularz na stronie lub telefonicznie), a następnie podpisać umowę. Dzięki tej usłudze również otrzymasz pełny raport z wszystkich rejestrów długów zawierający informacje pozytywne i negatywne. Czym te dane się różnią? Dowiesz się tutaj:  Informacje gospodarcze.

Monitoruj siebie i innych po NIP

NIP jest cennym identyfikatorem, który umożliwia nie tylko sprawdzenie działalności, wiarygodności ale także wypłacalności drugiej strony umowy. Pomocne w tym są bazy do monitorowania informacji gospodarczych i stanu zadłużenia jak właśnie ERIF. W ofercie znajdziesz dwie usługi – monitorowanie siebie oraz innej firmy.

Z usługi „Monitoruj siebie” mogą skorzystać zarówno konsumenci, jak i przedsiębiorcy. Warto zamówić monitoring, nawet jeśli nie posiadasz nieuregulowanych zobowiązań – powiadomienie z BIG może być sygnałem, że ktoś próbuje wyłudzić pożyczkę na Twoje dane. Natomiast jako przedsiębiorca możesz upewnić się, jak przedstawia się sytuacja Twojej firmy i szybko zareagować, gdy pojawi się niepokojący wpis – dzięki ekspresowym powiadomieniom zyskujesz kontakt do firmy, która dokonała wpisu, a szybkie wyjaśnienie sprawy to gwarancja na utrzymanie Twojej rzetelności w oczach kontrahentów.

Ponadto w bazie ERIF możesz wprowadzić NIP każdej innej firmy, by uzyskiwać na bieżąco komunikaty o jej bieżącej sytuacji finansowej. Dowiesz się, czy nie ma długów i innych zobowiązań. Jest to ważne zwłaszcza w sytuacji konsumentów, którzy decydują się na transakcje obarczone dużym ryzykiem finansowym, jak na przykład zakup mieszkania od dewelopera na wczesnym etapie inwestycji, czyli przysłowiowej „dziury w ziemi”.

Sprawdź koniecznie usługę dla firm: Monitoruj siebie i innych

O rzetelności bazy ERIF BIG S.A. świadczy to, że jej struktura jest kwartalnie weryfikowana przez niezależnego biegłego rewidenta. Co kwartał publikowany jest raport ze strukturą ilościową oraz wartościową bazy. W II kwartale 2021 w bazie ERIF znalazło się ponad 120 mln spraw o wartości prawie 55,6 mld zł, a liczba udostępnionych raportów w tym okresie wyniosła ponad 2,9 mln.

Podsumowując, współpraca z dowolną firmą jest obwarowana ryzykiem, zwłaszcza kiedy powierzasz jej swoje pieniądze. Dlatego warto przed każdą transakcją sprawdzić NIP przedsiębiorcy, upewnić się, czy dana firma istnieje naprawdę i jaka jest jej kondycja, status prawny oraz jaki jest jej status w bazie dłużnika. Jest to kwestia bezpieczeństwa Twoich finansów i/lub firmy.