Co może stanowić koszty firmowe?

Koszty firmowe, czyli co? Definicja

Za koszty firmowe można uznać wszystkie wydatki, które służą uzyskaniu przychodu z prowadzonej działalności gospodarczej, zachowaniu lub zabezpieczeniu jego źródła. Jeśli podatnik rozlicza się na zasadach ogólnych lub liniowo, może uznać takie wydatki za koszty uzyskania przychodów, które pomniejszą podstawę opodatkowania. Obowiązek wykazania, że poniesiony wydatek łączy się z przedmiotem działalności leży po stronie przedsiębiorcy.

W art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych znajduje się spis wydatków, których nie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Warto to sprawdzić przed ujęciem zakupów w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów. Zaliczenie wydatku do kosztów firmowych podlega kwalifikacji, co oznacza, że urzędnicy nie muszą go uznać za koszt w trakcie kontroli podatkowej. Z tego powodu warto podchodzić z rozsądkiem do zakupów firmowych i przede wszystkim – dokumentować je.

Rodzaje kosztów firmowych

Wydatki ponoszone w firmach można podzielić na kilka grup. Najważniejsze z nich to:

• podatki i opłaty, m.in. podatki od nieruchomości, opłaty rejestracyjne, opłaty za prowadzenie konta bankowego;
• wynagrodzenia dla pracowników zatrudnionych w firmie;
• ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia płacone na rzecz pracowników;
• amortyzacja, czyli zużywanie się środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych;
• zużycie materiałów i energii do produkcji i świadczenia usług;
• usługi obce, czyli np. usługi telekomunikacyjne, transportowe, remontowe, sprzątania;
• pozostałe koszty rodzajowe, np. podróże służbowe, ryczałty samochodowe, itp.

Najczęściej za koszty uzyskania przychodów uznawane są wydatki na zakup towarów handlowych, materiałów podstawowych, koszty związane z lokalem, jego wyposażeniem i utrzymaniem, opłaty za telefon, domenę firmową, sprzęt komputerowy, samochód i jego użytkowanie. Wydatki na reklamę mogą przyczynić się do osiągania wyższych dochodów, więc również wpisują się w koszty działalności gospodarczej.

Jeśli jakiś wydatek budzi wątpliwości i nie wiadomo, czy uznać go za koszt, można zwrócić się do urzędu skarbowego z prośbą o indywidualną interpretację. W tym celu należy wypełnić wniosek ze strony Ministerstwa Finansów i wnieść opłatę 40 zł. Czas oczekiwania to maksymalnie 3 miesiące. Z urzędowym potwierdzeniem można być pewnym, że ewentualna przyszła kontrola nie wykaże żadnych nieprawidłowości.

Jak dokumentować koszty firmowe?

Sposób dokumentowania kosztów firmowych został opisany w rozporządzeniu w sprawie prowadzenia księgi przychodów i rozchodów. Jako podstawowe dokumenty udowadniające poniesienie zakupów wymienia:

• faktury VAT, faktury VAT RR, faktury VAT MP,
• faktury korygujące i noty korygujące,
• noty księgowe,
• rachunki,
• dokumenty celne,
• dowody opłat bankowych i pocztowych,
• inne dokumenty, które zawierają określenie wystawcy lub stron operacji, datę wystawienia i wykonania operacji, przedmiot operacji, jej wartość i ilość oraz podpisy stron,
• dowody wewnętrzne, opatrzone w datę, podpisy, zawierające przedmiot operacji i wysokość kosztów.

Dokumenty muszą być zaksięgowane w języku polskim i zapisane w sposób zrozumiały. Jeśli waluta transakcji jest obca, jej kwota musi zostać przeliczona na złotówki według średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego przed dniem poniesienia kosztu. Dzień poniesienia kosztu jest określony w ustawie o podatku dochodowym, ale z reguły przyjmuje się tutaj datę wystawienia faktury.