Przedsiębiorstwa mają do czynienia z wieloma rodzajami danych. Posiadanie i umiejętne wykorzystanie części z nich pozwala zdobyć przewagę wśród konkurencji. Jak zadbać o to, by nie wydostały się poza firmę i jakie warunki muszą spełnić informacje, by chroniło je również prawo?
Czym jest tajemnica przedsiębiorstwa
Prawo dość jasno precyzuje definicję tajemnicy przedsiębiorstwa. W artykule 11 ust. 4 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji zapisano, że tajemnicą przedsiębiorstwa są nieujawnione do publicznej wiadomości dane organizacyjne, techniczne i technologiczne lub inne, które posiadają wartość gospodarczą, a przedsiębiorca podjął działania w celu zachowania ich poufności.
Warto też dodać, że tajemnicą mogą być zarówno informacje zapisane na różnych nośnikach, np. papierze, płytach CD, jak i zapamiętane i przekazywane ustnie.
Istnieją więc trzy warunki, żeby informację można było nazwać tajemnicą przedsiębiorstwa:
- nie została podana do wiadomości publicznej – nie jest powszechnie znana i dostępna dla osób, które zajmują się tym rodzajem informacji,
- posiada wartość gospodarczą – w razie jej pozyskania konkurent mógłby odnieść korzyści,
- przedsiębiorca dokonuje starań, by zachować jej poufność.
Jeśli choćby jeden z powyższych warunków nie jest spełniony, informacja nie stanowi tajemnicy i w razie ujawnienia jej osobom trzecim nie można dochodzić swoich praw przed sądem.
Jak chronić tajemnice przedsiębiorstwa?
Pracownicy są prawnie zobowiązani do zachowania w tajemnicy danych, które stanowią wartość dla pracodawcy. Jej złamanie ma miejsce, jeśli informacje zostają przekazane osobie trzeciej (konkurencji) lub innemu pracownikowi, który nie ma do nich prawa dostępu.
Art. 11 ust. 4 UZNK (ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji) głosi, że przedsiębiorca powinien podjąć „niezbędne działania”, by zachować poufność danych, ale nie precyzuje, na czym mają one polegać. Oznacza to, że ich wybór i dopasowanie do sytuacji leży po stronie przedsiębiorcy. W niektórych przypadkach wystarczające będzie poinformowanie pracownika lub kontrahenta o konieczności zachowania tajemnicy, w innych trzeba będzie podjąć bardziej zaawansowane środki.
Jednym z najskuteczniejszych pod względem prawnym sposobów na zabezpieczenie tajemnic przedsiębiorstwa jest umowa o zachowaniu poufności. Jeśli jej zawarcie nie jest możliwe, a pojawia się konieczność przekazania takich danych, należy poinformować odbiorcę, że ma do czynienia z tajemnicą przedsiębiorstwa, którą powinien zachować w poufności.
Dużo prostsze metody opierają się na wprowadzeniu pewnych stałych zwyczajów związanych z bezpieczeństwem, takich jak:
- niszczenie zbędnych dokumentów,
- zostawianie pustych biurek po pracy,
- chowanie najważniejszych dokumentów w zamykanych szafkach lub sejfach,
- stosowanie indywidualnych haseł do komputerów, baz danych i oprogramowania firmowego,
- ograniczanie dostępu do pomieszczeń, w których przechowywane są ważne dane,
- regularne szkolenia dotyczące bezpieczeństwa.
Zastosowanie takich działań, w razie sytuacji spornej, pozwoli wykazać przed sądem, że firma dokonywała starań, by utrzymać w tajemnicy kluczowe dane.
