Wezwanie do zapłaty – jak sporządzić przedsądowe wezwanie do zapłaty

Wezwanie do zapłaty – jak nazwa wskazuje – jest wezwaniem do uregulowania zaległej należności. Najczęściej spotykamy się z nim w przypadku nieopłaconej faktury. Wyróżniamy przedsądowe oraz ostateczne wezwanie. Czym się różnią? Co powinno zawierać poprawnie sporządzone wezwanie do zapłaty?

Wezwanie do zapłaty jest pismem, które wierzyciel wysyła do swojego dłużnika i ostrzega w nim przed prawnymi konsekwencjami braku uregulowania zadłużenia. Standardową sytuacją, kiedy korzysta się z tej formy żądania płatności, jest brak opłacenia faktury w wyznaczonym terminie. Takie wezwanie można otrzymać przykładowo z banku, od dostawcy mediów czy kontrahenta. Bardzo ważne jest, aby wezwanie zawierało określone elementy, ponieważ jest ono niezbędne w procesie windykacji i dochodzenia roszczeń. Jak wygląda prawidłowy wzór wezwania do zapłaty? Najpierw wyjaśnijmy, co to jest wezwanie do zapłaty i kiedy się je stosuje.

Czym jest wezwanie do zapłaty?

Wezwanie do zapłaty daje możliwość dochodzenia należności przez wierzyciela. Przyjmuje formę pisma, które wysyła się, jeżeli druga strona dopuściła się zwłoki w terminie świadczenia, zgodnie z treścią art. 476 kodeksu cywilnego. Jeśli dotyczy postępowania gospodarczego, jest obowiązkowe, ponieważ do ewentualnego pozwu należy dołączyć kopię wezwania. W wezwaniu wierzyciel żąda dokonania zapłaty świadczenia w określony sposób pod groźbą zastosowania sankcji – tymi sankcjami może być pozew sądowy lub umieszczenie danych nierzetelnego kontrahenta w rejestrze dłużników.

Pismo upominawcze wzywające do uregulowania należności zazwyczaj wysyłane jest do dłużnika bezpośrednio przez wierzyciela (bank, firmę, usługodawcę itd.) albo przez zewnętrzną firmę windykacyjną, do której trafiła sprawa długu.

Wezwanie do zapłaty to jeden z najprostszych, a zarazem najbardziej skutecznych sposobów odzyskiwania długu, należący do rozwiązań z zakresu miękkiej windykacji. Z reguły samo pismo wystarcza, aby zmobilizować niewypłacalną stronę do uregulowania należności, zwłaszcza gdy ostrzega się przed konsekwencjami, np. skierowaniem sprawy do sądu, co łączy się z obarczeniem dłużnika kosztami postępowania sądowego i ewentualnymi kosztami późniejszego postępowania egzekucyjnego (prowadzonego przez komornika sądowego).

Czym różni się wezwanie przedsądowe od ostatecznego?

Cały proces odzyskiwania należności ma kilka etapów: najpierw dłużnik otrzymuje zawiadomienie (monit) z przypomnieniem o zapłacie, potem przedsądowe wezwanie do zapłaty i wreszcie ostateczne wezwanie do zapłaty. W praktyce więc możemy mówić o zasadzie „do trzech razy sztuka”, która jasno określa, że po trzecim wezwaniu – jeśli dłużnik nie poczuwa się do obowiązku zapłaty – sprawa trafi do sądu.

Wyróżnia się kilka rodzajów wezwań do zapłaty w zależności od etapu odzyskiwania długu:

  • Przedsądowe wezwanie do zapłaty jest pierwszym pismem wysyłanym do nierzetelnego kontrahenta, w którym należy określić m.in. kwotę zadłużenia, sposób i termin spłaty oraz możliwe konsekwencje braku uregulowania płatności, np. wstąpienie na drogę sądową i dokonanie przez sąd wpisu w rejestrze dłużników niewypłacalnych czy też samodzielne dodanie na listę dłużników prowadzoną przez biuro informacji gospodarczej.
  • Ostateczne wezwanie do zapłaty to ostatnie już wezwanie do dokonania dobrowolnej spłaty zadłużenia wciąż na zasadach polubownych. Po nim powinien nastąpić dalszy etap postępowania, o którym mowa w piśmie, jak np. pozew sądowy.
  • Sądowe wezwanie do zapłaty, kiedy sprawa trafiła do sądu i wyrok się uprawomocnił.

Warto wiedzieć, że w przypadku skierowania sprawy do sądu nazewnictwo wezwań do zapłaty jest sprawą drugorzędną. Dla sądu znaczenie ma jedynie to, że takie wezwanie zostało wysłane i wierzyciel podjął próbę zmobilizowania dłużnika do uregulowania zadłużenia przed wstąpieniem na drogę sądową.

Kiedy wysyła się wezwanie do zapłaty?

Dłużnikiem można się stać już dzień po ostatnim dniu wyznaczonym na zapłatę faktury. Im szybciej wezwie się do uregulowania należności, tym większe szanse na pozytywne zakończenie sprawy. Jest to o tyle ważne, że dług może ulec przedawnieniu. Prawo nie określa, po jakim czasie można wysłać wezwanie do zapłaty, ale wskazuje czas, po którym wezwanie można uznać za nieskuteczne.

Aby mieć pewność oraz dowód na wypadek pozwu sądowego, że dłużnik odebrał wezwanie, należy wysłać je listem poleconym za potwierdzeniem odbioru. Wezwanie do zapłaty wraz z dowodem wysyłki jest obligatoryjne w przypadku dochodzenia należności w postępowaniu nakazowym czy też w e-sądzie – należy udowodnić podjęte polubowne metody zakończenia sporu, a wysłanie wezwania do zapłaty  do takich właśnie należy. Jest też wymagane ustawowo przy dopisaniu nierzetelnego kontrahenta na listę dłużników prowadzoną przez biuro informacji gospodarczej.

Wezwanie do zapłaty – wzór

Wzory wezwań do zapłaty są dostępne w internecie, można też przygotować własne pismo. Najważniejsze jest, żeby w wezwaniu wierzyciel jasno zażądał dokonania zapłaty świadczenia wraz z określeniem jej wartości, we wskazanym terminie i w określony sposób pod groźbą zastosowania sankcji.

Kobieta przy biurku używa kalkulatora

Przedsądowe wezwanie do zapłaty powinno zawierać następujące elementy:

  • data oraz miejsce sporządzenia dokumentu,
  • określenie wierzyciela i dłużnika,
  • stosunek prawny i wskazanie podstawy obowiązku zapłaty (umowa, faktura itp.),
  • data wymagalności płatności,
  • dokładna kwota zaległości (może być podana wraz z należnymi odsetkami),
  • termin, w którym dłużnik powinien uregulować zaległość, np. 7 lub 14 dni od doręczenia wezwania,
  • forma płatności (np. przelew bankowy na wskazany numer konta),
  • własnoręczny podpis osoby wysyłającej pismo wraz z jej danymi i namiarem kontaktowym,
  • informacja o konsekwencjach w przypadku braku terminowej wpłaty, które powinny być zgodne z prawem, np. wpis na listę dłużników, pozew sądowy.

Jednym z dobrych rozwiązań jest skorzystanie z ofert biur informacji gospodarczych. ERIF BIG S.A. pomaga przedsiębiorcom odzyskać swoje pieniądze – wystarczy zostawić w formularzu dane kontaktowe, a doradca klienta przedstawi ofertę dopasowaną do potrzeb wierzyciela. W zakresie usług jest dostęp do wzoru wezwania do zapłaty, który upoważnia do wpisania dłużnika do bazy ERIF, kiedy zobowiązanie spełni wszystkie warunki ustawowe. Jest to jeden ze sposobów na zmobilizowanie opornego dłużnika, zatem skorzystanie z usług tego biura może przynieść wymierne korzyści.

Jak to działa? Publikacja danych dłużnika na liście długów mocno utrudnia jego funkcjonowanie i działalność, między innymi może skutkować spadkiem wiarygodności i utratą klientów, może także ograniczyć dłużnikowi możliwość wzięcia kredytu lub pożyczki, samochodu w leasing, podpisania umowy na telefon, zakupów na raty czy nawet wynajmu powierzchni biurowej.

Sprawdź, jak ERIF pomaga odzyskać pieniądze: Odzyskuj pieniądze – ERIF Biuro Informacji Gospodarczej S.A.

Jak upewnić się, że klient nie ma zaległości

Aby uchronić się przed nierzetelnym kontrahentem, który albo spóźnia się z zapłatą albo nie płaci wcale, warto sprawdzić, jak przedstawia się jego sytuacja w raporcie BIG. Jest to o tyle istotne, że każdy wierzyciel może dodać do bazy prowadzonej przez biuro informacji gospodarczej dług, który wynika z nieuregulowanych płatności dotyczących zawartej umowy, wystawionej faktury lub innego dokumentu prawnego.

Do rejestru BIG można dodać dłużnika, który:

  • jest firmą, a jego minimalne zadłużenie wynosi 500 zł brutto i jest wymagalne od co najmniej 30 dni,
  • jest konsumentem, a jego minimalne zadłużenie wynosi 200 zł brutto, jest wymagalne od co najmniej30 dni i nie upłynęło jeszcze 6 lat od daty wymagalności tego długu.

Ważne: wysłanie wezwania do zapłaty jest warunkiem koniecznym, aby wpisać dane dłużnika do rejestru dłużników BIG. Musi to nastąpić najpóźniej na 30 dni przed planowanym wpisem. Co istotne, nieodebranie listu poleconego przez dłużnika z wezwaniem do zapłaty nie wstrzymuje procedury wpisania do ERIF BIG S.A. Ustawa z dnia 9 kwietnia 2010 r. o udostępnianiu informacji gospodarczych i wymianie danych gospodarczych określa, że w wezwaniu do zapłaty powinny znaleźć się: nazwa firmy oraz adres siedziby biura informacji gospodarczej – jeśli wezwanie zawiera ostrzeżenie o zamiarze przekazania danych do takiego biura (art. 2. 1. pkt. 4 ppkt. g).

Można również monitorować inne firmy w BIG. Dlaczego warto? Bieżący monitoring stałych klientów to gwarancja dostępu do najświeższych informacji na ich temat. Dzięki powiadomieniom e-mail dowiemy się o każdej zmianie w systemie. Gdy tylko pojawi się nowy wpis, dane zostaną zaktualizowane bądź usunięte. Każda zmiana w bazie BIG ma wpływ na ocenę jakości współpracy, ponieważ szybko dowiadujemy się o problemach finansowych klientów, zanim przestaną płacić również nam.

Zobacz usługę: Monitoruj siebie i innych

Baza ERIF ma jeszcze jedną zaletę oprócz możliwości dodania dłużnika na listę z tytułu nieopłaconej faktury – można upewnić się, czy samemu nie ma się zaległości i tym samym sprawdzić własną wiarygodność w oczach innych. Monitorowanie swojej firmy daje komfort prowadzenia biznesu oraz pomaga budować przewagę konkurencyjną opartą na zaufaniu. W przypadku sprawdzania sytuacji innych firm lub konkurencji znacznie ograniczysz straty finansowe i ryzyko związane z wejściem we współpracę z niewypłacalnym kontrahentem.

Instytucje, które dbają o Twoje bezpieczeństwo i regulują działalność BIG

Ministerstwo Rozwoju, Pracy i Technologii

Reguluje działalność BIG

Związek Przedsiębiorców Finansowych w Polsce

Dobrowolne przystąpienie do Zasad Dobrych Praktyk

Urząd Ochrony Danych Osobowych

Opiniuje Regulamin Zarządzania Danymi