Data publikacji:

Podpis elektroniczny w praktyce – poradnik

Cyfryzacja w Polsce postępuje. Instytucje i urzędy udostępniają coraz więcej kanałów komunikacji, realizując program „Od papierowej do cyfrowej Polski”. W związku z tym wielu przedsiębiorców decyduje się na korzystanie z podpisu elektronicznego. Jest on wygodny i szybki w użyciu, a także generuje spore oszczędności dla firmy. Jak i gdzie go nabyć, jakie są rodzaje podpisów i kiedy można ich użyć – o tym w poniższym poradniku.

Podpis elektroniczny – czym jest i kiedy się przydaje?

 

 

Podpis elektroniczny potwierdza tożsamość użytkownika w wirtualnym świecie. Służy do podpisywania plików tekstowych, zdjęć i obrazów. Gwarantuje autentyczność i pozwala odbiorcy upewnić się, że osoba, która podpisała się jako nadawca, rzeczywiście nim jest.

Zestaw, który jest potrzebny do złożenia podpisu elektronicznego, to karta kryptograficzna, na której przechowywany jest certyfikat, czytnik karty i specjalne oprogramowanie, które pozwoli komputerowi obsługiwać ten sprzęt.

W praktyce podpis elektroniczny najczęściej wykorzystywany jest przy składaniu deklaracji podatkowych i ZUS, do podpisywania umów i faktur elektronicznych, składania ofert na przetargach, uwierzytelniania transakcji bankowych, a także potwierdzania innej korespondencji kierowanej do urzędów administracyjnych.

Kwalifikowany podpis elektroniczny

 

 

Wśród dostępnych na rynku podpisów elektronicznych można wyróżnić dwa rodzaje: podpisy kwalifikowane, nazywane wcześniej bezpiecznymi, i niekwalifikowane.

Podpisy kwalifikowane równe są podpisom odręcznym i mają taką samą moc prawną. Używane mogą być zatem wszędzie tam, gdzie wymagane jest ręczne złożenie podpisu. Natomiast zwykłe, czyli niekwalifikowane podpisy, używane są głównie do podpisywania poczty elektronicznej.

W Polsce z podpisów kwalifikowanych korzysta już niemal 300 tysięcy podmiotów. To nie tylko przedsiębiorcy, ale i urzędnicy administracji. Co istotne, z podpisów tych mogą korzystać tylko osoby fizyczne. Przynależność kluczy zawartych w certyfikacie do konkretnych osób gwarantuje Zaufana Trzecia Strona – niezależna instytucja wydająca certyfikaty i weryfikująca tożsamość użytkowników.

Jak nabyć podpis elektroniczny

Zwykłe, niekwalifikowane podpisy elektroniczne dostępne są nawet za darmo – można nabyć je przez internet, mają 3-miesięczny okres ważności.  Kwalifikowane podpisy wydawane są odpłatnie. Lista  instytucji i firm, w których można je nabyć, publikowana jest na stronie Narodowego Centrum Certyfikacji – www.nccert.pl.

Cena takiego podpisu zależy od wybranego dostawcy, rodzaju urządzenia, które będzie używane do składania podpisu (czytnika kart usb, tokenu usb lub karty PCMCIA) i okresu ważności certyfikatu.

Po zakupie zestawu dokumenty należy podpisać osobiście, w obecności osoby, która potwierdzi tożsamość nabywcy. Na podstawie wypełnionych formularzy i podpisanych dokumentów firma wystawi certyfikat, który jest do pobrania ze specjalnej strony, na którą loguje się za pomocą otrzymanej karty.