Likwidacja działalności gospodarczej – jak ją przeprowadzić

Kiedy warto zrezygnować z działalności gospodarczej

Zamknięcie działalności warto rozważyć zwłaszcza w sytuacji, gdy po kilkunastu miesiącach jej prowadzenie pochłania więcej środków (finansów, energii i czasu) niż przynosi zysków. Większość firm zaczyna w ten sposób, jednak zwykle już po roku można dość skutecznie oszacować, czy projekt okaże się sukcesem, czy nie.

Kolejnym powodem, który skłania przedsiębiorców do likwidacji firmy, jest brak klientów – mimo wcześniejszego rozpoznania rynku nie zawsze da się dokładnie oszacować poziom zainteresowania oferowanymi produktami albo przewidzieć pojawienie się konkurencji. Czasami bodźcem do rezygnacji z prowadzonej działalności jest też atrakcyjna oferta zatrudnienia w innej formie, na przykład pracy etatowej, pozwalającej na uzyskanie mniejszym wysiłkiem podobnych zarobków.

Niezależnie od tego, jakie powody stoją za tą decyzją, warto sprawdzić, czy zmiana produktu, strategii działania, pozyskanie dofinansowania lub inwestora nie okazałyby się dla firmy zbawienne. Może też okazać się, że likwidacja działalności gospodarczej nie będzie tak korzystna, jak jej czasowe zawieszenie. Dotyczy to zwłaszcza przypadków rezygnacji w okresie, kiedy obowiązuje jeszcze niższa stawka ZUS. Możliwe, że wystarczy wtedy wsparcie doradcy restrukturyzacyjnego. Jeśli jednak jesteśmy pewni swojej decyzji, powinniśmy przygotować się do dopełnienia kilku formalności.

Kolejne kroki do likwidacji działalności

Likwidacja działalności gospodarczej nie wymaga już osobistych wizyt w każdym z urzędów. Część dokumentów i zgłoszeń można złożyć przez internet. Ważne jest jednak, by zachować pewną kolejność działań.

1. Poinformowanie Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEiDG)

O likwidacji firmy najpierw należy powiadomić CEiDG. Aby to zrobić, w ciągu 7 dni od zakończenia działalności należy złożyć druk CEiDG-1 i w jego pierwszym polu zakreślić podpunkt „Wniosek o wykreślenie przedsiębiorcy z CEiDG”. Można złożyć go osobiście w urzędzie gminy/miasta, wysłać listem poleconym z podpisem poświadczonym przez notariusza lub na stronie internetowej CEiDG. O jego wpłynięciu informowany jest też urząd skarbowy, który wykreśla przedsiębiorcę z rejestru REGON.

2. Wyrejestrowanie siebie i współpracowników z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

W ciągu 7 dni od likwidacji działalności należy wyrejestrować siebie (i ewentualnych współpracowników) z ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego. W tym celu należy złożyć wniosek ZUS ZWUA, a jeśli ubezpieczenie obejmowało również członków rodziny – ZUS ZCNA.

Nieco dłuższy, bo 14-dniowy termin dotyczy wyrejestrowania siebie jako płatnika składek. Po przedstawieniu złożonego wcześniej druku CEiDG oraz odpisu postanowienia o wykreśleniu z rejestru przedsiębiorców, urząd sporządzi druk ZUS ZWPA.

3. Sporządzenie spisu z natury

Obejmuje on towary handlowe, materiały podstawowe i pomocnicze, wyroby gotowe i półwyroby, produkcję w toku oraz braki i odpady. Nawet jeśli przedsiębiorca nie wykazuje żadnego z tych elementów, musi sporządzić zerowy spis z natury. O zamiarze jego przygotowania należy powiadomić naczelnika urzędu skarbowego minimum 7 dni wcześniej.

W zależności od wartości sporządzonego na koniec działalności spisu z natury, koszty uzyskania przychodu mogą zostać zmniejszone (jeśli jest ona wyższa niż wartość spisu z początku roku) lub zwiększone (jeśli jest ona niższa niż wartość spisu z początku roku). Na tej podstawie wyliczana jest zaliczka na podatek dochodowy.

4. Sporządzenie wykazu składników majątku firmy

Kończąc działalność gospodarczą, należy sporządzić również spis majątku firmy, który obejmuje wyposażenie, środki trwałe i towary pozostałe na stanie w dniu likwidacji. Celem tego wykazu jest ustalenie wartości dochodu z ich sprzedaży po zamknięciu działalności. O jego sporządzeniu nie trzeba powiadamiać urzędu skarbowego, ale należy przechowywać go w dokumentacji.

5. Rozliczenie podatku VAT

Kolejny remanent po zamknięciu działalności muszą wykonać płatnicy VAT-u. Należy ująć w nim towary, wyposażenie, materiały, środki trwałe, za które przedsiębiorca mógł odliczyć VAT. Podstawą opodatkowania w tych przypadkach jest cena rynkowa. O przeprowadzeniu tego spisu powiadamia się urząd skarbowy. Dodatkowo do 7 dni od likwidacji firmy należy złożyć powiadomienie na formularzu VAT-Z.

6. Zamknięcie kasy fiskalnej

Jeśli działalność wymagała posiadania kasy fiskalnej, należy ją zamknąć, wykonując raport dobowy i miesięczny, a następnie dokonać odczytu jej pamięci w obecności pracownika urzędu skarbowego. Wniosek o wizytę urzędnika należy złożyć do 7 dni od zamknięcia kasy.

Obowiązki i formalności po likwidacji

Zakończenie działalności gospodarczej nie oznacza, że można pozbyć się prowadzonej dokumentacji  podatkowej i księgowej. Większość z nich musi być archiwizowana przez 5 lat, liczonych od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku dochodowego. W przypadku umów z pracownikami termin jest znacznie dłuższy – to 50 lat od zakończenia przez nich pracy. Natomiast deklaracje rozliczeniowe, raporty miesięczne i dokumenty korygujące przesyłane do ZUS – przez 10 lat od momentu ich przesłania.